الموكل يحتاج وضوحًا. والمحامي يحتاج الصورة كاملة.

قبل النقاش القانوني الأول

ثلاثة أسئلة تجعل الاستقبال أكثر فائدة.

ما موضوع الطلب؟ من يتواصل مع المكتب؟ وكيف يفضّل تلقي الرد؟ استخدم الحقول المخصصة وتصنيفات المحادثة والإسناد لتصل صورة مبدئية واضحة إلى المحامي المناسب.

قد يكون للشخص أكثر من استفسار

اعرف أي نقاش تستكمله مع الموكل.

اربط حساب الشركة بممثليها، واحتفظ بمرجع الخدمة في الحقول المناسبة، وراجع التفاعلات السابقة. عُد إلى سياق جهة الاتصال عند المكالمة أو السؤال عن مرفق أو تنسيق موعد الاستشارة.

جهّز الاستشارة، إلى جانب الموعد

يبدأ اللقاء بهدف يعرفه الطرفان.

نسّق الاستشارات المتفق عليها والزيارات والاتصالات في التقويم. سجّل جهة الاتصال والهدف، وحدّد المحامي المسؤول، واحتفظ بتغيير الموعد ضمن المحادثة. تُرسل التذكيرات عبر سير العمل والقناة المفعّلين.

قبل تأكيد التكليف

احتفظ بسؤال النطاق مع توضيح المحامي.

نظّم الاستفسارات عن نطاق الخدمة المقترح أو أتعاب الاستشارة أو متطلبات التكليف. أسند السؤال إلى الشخص المخوّل، وأعد إجابته المؤكدة ضمن المحادثة، مع صياغة معتمدة للأسئلة الإدارية المتكررة.

«أرسلت المرفق. هل وصل؟»

الاستفسار الخدمي يحتاج إجابة يمكن متابعتها.

أنشئ تذكرة عندما يحتاج سؤال عن مستند أو تأخر رد أو ملاحظة على الخدمة إلى متابعة. اجمع المحادثة وجهة الاتصال والمرجع والأولوية والفريق المسؤول. تقيس أهداف SLA وقت الرد ومعالجة الطلب الخدمي وفق مسار التصعيد الذي تضبطه.

واجهة مكتبك في السعودية

استقبال منظّم، حتى والمحامون في الاجتماعات.

استخدم أرقام الأعمال المفعّلة 011 أو 9200 أو 800 مع الرد التفاعلي والطوابير وساعات العمل. وجّه طلبات الاستشارة الجديدة بصورة مناسبة لمتابعات الموكلين الحاليين، وخطّط لسعة الاتصال وإعادة المكالمات بحسب الفريق المتاح.

تدعم سجلات المكالمات والتسجيلات المتاحة مراجعة الخدمة وفق سياسة التسجيل والاطلاع التي يعتمدها المكتب.

رسائل يعرف المتلقي سببها

التذكير يحمل القدر المناسب من التفاصيل.

جهّز الجمهور المناسب والصياغة المعتمدة لتذكير الاستشارة أو لقاء توعوي للأعمال أو متابعة الأتعاب المتفق عليها. حدّد نافذة الإرسال، وراعِ مستوى التفاصيل الحساسة، وجهّز الفريق لاستقبال الردود.

تتبع قوالب واتساب والرسائل النصية وحملات الاتصال الخدمة المفعّلة ومتطلبات القناة. يبقى تأكيد السداد في النظام المالي للمكتب.

مساعدة مفيدة قبل وصول المختص

زوّد الذكاء الاصطناعي بمعرفة الاستقبال. واترك التقدير القانوني للمحامي.

زوّد وكلاء الذكاء الاصطناعي بمعلومات المكتب المعتمدة وساعات العمل وإرشادات تجهيز الاستشارة. سلّم المحادثة إلى المحامي المسؤول عندما تحتاج إلى مراجعة مهنية.

قرّب المرجع المفيد من المحادثة

اربِط بحسب الإمكانيات الفعلية لأنظمتك القانونية.

حدّد بيانات جهات الاتصال أو مراجع الخدمة أو الأحداث المعتمدة التي تحتاج يوكاس إلى استقبالها من CRM أو نظام المكتب القانوني أو المستندات. اتفق على واجهات API أو Webhooks المتاحة والحقول المصرح بها والإجراءات المطلوبة قبل تنفيذ الربط.