%20(3).png)
يوكاس لفرق المواعيد والحجوزات
من «متى يناسبك؟» إلى موعد واضح.
اربط استفسارات المواعيد ومنسقي الحجز بالتقويم. اجمع الخدمة المطلوبة والوقت المتفق عليه والتأكيد القادم، حتى تدفع كل محادثة الحجز خطوة للأمام.
مكاتب المواعيد · استقبال الخدمات · منسقو الحجوزات
التقويم / الأسبوع
ن
المواعيد
مساحة عمل الفريق
ن
ف
س
أكتوبر · عرض الأسبوع
اليوم
الوقت
الأحد
11
الإثنين
12
الثلاثاء
13
09:00
10:00
10:00 – 10:30
سارة · استشارة
11:00
11:00 – 11:30
عمر · شرح عملي
12:00
تفاصيل الموعد
استشارة الخدمة
مؤكد
جهة الاتصال
سارة القحطاني
الوقت
الإثنين · 10:00
منسقة المواعيد
هند · مكتب المواعيد
الموعد المتفق عليه مرتبط بجهة اتصاله
الحجز أكثر من وقت في التقويم.
اربط الطلب بصاحب الموعد والخدمة والمنسق الذي يؤكده، واحتفظ بكل تغيير ضمن سياق محادثة الموعد.
افهم الطلب
الخدمة والوقت المفضل وجهة الاتصال المناسبة.
اتفق على الموعد
مراجعة التوفر وتوثيق التفاصيل المتفق عليها.
خلّ صاحب الموعد على خبر
التأكيد والتذكير وأي ترتيب معدل.
اسأل عن التفصيل الذي يحدد الموعد.
استخدم حقول جهة الاتصال المدعومة والملاحظات الداخلية لتوثيق الخدمة المطلوبة والفرع ووقت التواصل المفضل. أعطِ منسق المواعيد سياقًا يكفي لمراجعة الطلب دون مطالبة صاحب الموعد بالشرح من جديد.
استفسار موعد · AP-327
استشارة الأسبوع القادم
الخدمة المطلوبة
استشارة أولية
الفترة المفضلة
الأحد بعد الظهر
الموقع المفضل
الفرع الشمالي
المكتب المسؤول
مواعيد الخدمات
الطلب يبدأ من أي قناة، والمكتب يحتفظ بالسياق.
اجمع المحادثات المفعلة في الصندوق الموحد، ونسّق الموعد من المحادثة المعنية، واستخدم القنوات الصادرة المدعومة للإشعارات.
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
شوف تفاصيل يومك، أو أسبوعك بنظرة.
أنشئ الأحداث وحدثها في التقويم بعرض اليوم والأسبوع والشهر. اربط الحدث بجهة الاتصال أو الحساب المعني، واستخدم تفاصيله المتاحة لتنسيق عمل مكتب المواعيد.
الأحد · 18
09:00
استشارة · بدر
الإثنين · 19
13:00
اتصال متابعة · نورة
الثلاثاء · 20
10:30
زيارة خدمة · حمد
الموعد يبدأ بمحادثة تستحق الاحتفاظ بها.
انتقل من مكالمة أو رسالة إلى موعد موثق. احتفظ بسجل التفاعل المتاح وخطوة الجدولة القادمة، حتى يرد منسق آخر بالسياق نفسه.
استفسار حجز
«أقدر أحجز استشارة في الفرع الشمالي؟».
سياق الموعد المرتبط
الخدمة · الفرع · الوقت المتفق عليه
التأكيد يجاوب السؤال القادم.
شارك الخدمة والتاريخ والوقت والموقع المتفق عليها عبر القناة المناسبة. استخدم الردود السريعة والقوالب المعتمدة حتى يعرف صاحب الموعد أين يحضر وكيف يطلب تعديلًا.
تفاصيل الموعد
تم تأكيد موعد استشارتك
التاريخ والوقت
الخميس · 11:30 · توقيت الرياض
موقع الخدمة
استقبال الفرع الشمالي
وسيلة التواصل
تواصل مع مكتب الحجوزات إذا احتجت تعديلًا.
التذكير المفيد يترك مجالًا للرد.
اضبط قواعد التذكير المتاحة والرسائل المعتمدة للموعد. ميّز بين تسليم التذكير وتأكيد صاحب الموعد، وتابع طلب إعادة الجدولة في المحادثة المعنية.
قبل الموعد
تذكير في الوقت المناسب
غيّر الموعد، وخلّ سبب التعديل واضحًا.
وثّق طلبات إعادة الجدولة أو الإلغاء، وحدّث الحدث بعد الاتفاق على الترتيب، واحتفظ بالمحادثة المرتبطة. استخدم التصنيفات والملاحظات الداخلية لتمييز التعديل المطلوب عن التعديل المؤكد.
طلب تعديل · AP-315
نقل الاستشارة إلى بعد الظهر
الترتيب السابق
11:30
الترتيب المطلوب
15:00
مراجعة المنسقة
تراجع ريم التوفر قبل تأكيد تفاصيل الحدث الجديدة.
الموعد الفائت يحتاج متابعة مناسبة.
وثّق تحديث الحضور المتاح من إجراءات الخدمة عندكم، ثم رتّب معاودة اتصال من المنسق. اسأل صاحب الموعد إن كان يحتاج موعدًا جديدًا واحتفظ بالجواب ضمن سياق جهة الاتصال.
معاودة اتصال من المنسق
حمد · التواصل مع نورة غدًا
التحقق من الحاجة إلى موعد خدمة جديد.
خلّ التقويمات المرتبطة تعمل على الأحداث نفسها.
اربط تقويمات Google وOutlook المدعومة لمزامنة الأحداث في الاتجاهين. راجع الاتصال المفعّل وتفاصيل الحدث المتفق عليها ليبقى تنسيق المكتب متوافقًا مع التقويم المرتبط.
تقويم Google
الأحداث المرتبطة
تقويم يوكاس
إنشاء · تحديث · جهة اتصال مرتبطة
تقويم Outlook
الأحداث المرتبطة
مكتب الحجز المناسب يتولى الجواب القادم.
استخدم التوجيه المضبوط وقواعد الإسناد المدعومة حسب الخدمة أو الفرع أو نوع الاستفسار. خلّ المنسق المسؤول واضحًا عندما يحتاج الطلب تأكيدًا من الاستقبال أو فريق مختص.
استفسار موعد جديد
مكتب مواعيد الخدمة المعنية.
طلب تعديل
المنسق المتابع لجهة الاتصال المرتبطة.
استيضاح خدمة
الاستقبال أو الفريق المختص المخول.
منسق مختلف، والتفاصيل المتفق عليها نفسها.
استخدم الملاحظات الداخلية وتواصل الفريق للتأكيدات المنتظرة وتسليم متابعة المكتب. يرى المنسق التالي الطلب وما تمت مراجعته والجواب الذي ما زال مطلوبًا.
تسليم متابعة مكتب المواعيد
AP-351 · التوفر منتظر
الطلب
استشارة الإثنين بعد الظهر
المراجع
بدر · الاستقبال
المسؤول التالي
سارة · تأكيد الوقت المتاح
اربط مشكلة الحجز بموعدها.
افتح تذكرة خدمة مدعومة لاختلاف في التأكيد أو مشكلة جدولة متكررة أو استفسار لم يحل. أسندها للفريق المعني وتابع أهداف الرد والحل المضبوطة.
TK-625
اختلاف في التأكيد
مسندة لدعم المواعيد
مراجعة المحادثة وتفاصيل الحدث الموثقة.
جاوب سؤال الاستعداد، وخلّ الوقت النهائي مع المنسق.
اضبط وكلاء الذكاء الاصطناعي المفعّلين بمعلومات الخدمة وإجراءات المواعيد المعتمدة. وجّه الاستثناءات وقرارات الجدولة النهائية لفريق المواعيد مع سياق المحادثة المتاح.
معرفة المواعيد المعتمدة
ماذا أحتاج قبل الزيارة؟
توضيح تعليمات الاستعداد المعتمدة للخدمة المطلوبة.
تأكيد المنسق
التوفر النهائي والاستثناءات والموعد المعدل.
مسار حجز متكرر، ومساحة للاستثناء.
اضبط شروط وإجراءات سير العمل المدعومة لإسناد الاستفسارات وتنبيه المنسق وإرسال الرسائل المعتمدة. راجع محفزات الأحداث المتاحة والبيانات المرتبطة قبل أتمتة خطوات تخص الموعد.
وصول الاستفسار
تحديد الخدمة أو الفرع المعني.
إسناد المنسق
توجيه الطلب للمكتب المسؤول.
الخطوة المعتمدة
تنبيه أو رد أو ترتيب التواصل التالي.
قِس المحادثات التي تدعم مواعيدك.
راجع تقارير المكالمات والمحادثات والحملات والخدمة المتاحة بالفلاتر المدعومة، واعتمد على نظام الحجز أو الخدمة المعتمد لمؤشرات الحضور المؤكد وإيرادات الحجوزات والطاقة الاستيعابية.
استفسارات المواعيد
حالات المحادثة المتاحة ومتابعة الفريق.
محاولات التواصل
المكالمات المجابة والمتابعة غير المجابة.
تقييم الخدمة
استبيانات الرضا المفعلة بعد التفاعل المعني.
اضبط ساعات المكتب والأدوار ووسيلة التواصل.
حدد ساعات العمل وصلاحيات الفرق والتوجيه الصوتي عبر IVR لاستفسارات المواعيد الواردة. أتح للمنسقين المخولين وصول الجوال المفعّل للسجلات ومتابعة الخدمة المدعومة.
منسق الاستقبال
تفاصيل الطلب وسياق جهة الاتصال المتاح.
مشرف المواعيد
تنسيق الفريق وتقارير الخدمة المتاحة.
مسؤول النظام
التقويمات المرتبطة والأدوار والقنوات المفعلة.
اربط مرجع الموعد بإجراءات خدمتك.
حدد ربط الحقول والأحداث المدعومة مع نظام الحجوزات أو الأعمال. تبقى إتاحة الموارد والعربون وتأكيد الحضور لدى مصدرها المعتمد، وتصل التفاصيل المتفق عليها إلى مسار التواصل.
مصدر الحجز المعتمد
التوفر · بيانات الخدمة المؤكدة
التكامل المتفق عليه
المرجع والأحداث المدعومة
تنسيق يوكاس
المحادثة · المنسق · التواصل القادم
تنسيق المواعيد للفرق العاملة في السعودية.
استقبل استفسارات المواعيد بالعربية والإنجليزية عبر قنوات الأعمال وربط الأرقام المحلية المدعوم.
استضافة محلية كاملة داخل السعودية
مساحة مترابطة للاستقبال ومتابعة المواعيد.
أرقام أعمال سعودية
ربط أرقام 011 و9200 و800 حسب الإعداد المتفق عليه وتوفر الخدمة لدى المشغل.
قبل ترتيب الموعد القادم.
إجابات عن التقويمات والتأكيدات ومسار الحجز.
هل يناسب مكاتب المواعيد في قطاعات مختلفة؟
نعم، اضبط بيانات جهة الاتصال ومصطلحات الخدمة وإسناد الفريق حول إجراءاتك، سواء كان الموعد لاستشارة أو زيارة خدمة أو اجتماع أعمال.
هل يمكن المزامنة مع تقويم Google وOutlook؟
اربط تقويمات Google وOutlook لتبقى أحداث المواعيد متزامنة بين تقويمات فريقك.
كيف ننسّق تفاصيل المواعيد؟
نسّق القاعات والمعدات وتفاصيل الموعد مع نظام الحجز، واحتفظ بالمحادثة المرتبطة لدى الفريق المسؤول.
هل يؤكد التذكير الحضور تلقائيًا؟
تسليم التذكير وتأكيد الحضور نتيجتان مختلفتان. وثّق رد صاحب الموعد وتحديث الحضور المؤكد عبر إجراءات الخدمة والمحادثة المعنية.
كيف نتعامل مع تعديل في آخر لحظة؟
أسند الطلب لمنسق المواعيد ووثّق التعديل وراجع التوفر قبل تحديث الحدث وإرسال التأكيد المتفق عليه.
خلّ لكل موعد تواصلًا أوضح.
شاركنا كيف تعمل فرق الاستقبال والمواعيد عندكم اليوم، ونساعدك تضبط يوكاس حول الاستفسارات والجدولة والتأكيدات التي تحتاجها خدمتك.